Hoe boek ik de aanschaf van een auto/bedrijfsbus?

De aanschaf van een auto kun je op verschillende manieren betalen. Betaal je alleen de btw en sluit je een lening af? Ruil je een auto in? Je voegt je auto aan je boekhouding van jortt toe met een Bedrijfsmiddelen boeking en koppelt daar de verschillende betaalmethoden aan. In dit artikel leggen we deze verschillende betaalmethoden uit. Je kiest zelf welke delen voor jouw situatie van toepassing zijn. De aanschaf van een bedrijsbus, vrachtwagen of andere bedrijfswagen wordt op dezelfde manier geboekt.

Naast het boeken van de aanschaf, geef je bij bedrijfsgegevens aan dat je een auto van de zaak hebt. Zo komt de auto als bezitting op je balans te staan en kun je alle kosten op Auto- en transportkosten boeken.

Heb je een 100% electrische auto aangeschaft? Dan kun je in veel gevallen gebruik maken van de Milieu-investeringsaftrek (MIA). Selecteer in dat geval als Categorie Milieu-investering (MIA) in jortt. Per auto komt tot € 40.000 van de kosten komen in aanmerking (auto + laadpaal). Is de aanschafprijs hoger dan € 40.000? Maak dan twee Bedrijfsmiddelenboekingen aan. € 40.000 op de categorie MIA, het restant op de categorie Personenauto’s en vaartuigen. Waterstofauto’s komen voor maximaal € 75.000 in aanmerking voor MIA. Sinds 2021 kun je maximaal 10 elektrische personenauto’s per jaar melden voor de MIA.

De Belastingdienst kijkt anders naar een personenauto als naar een bestelauto, bus, vrachtwagen of taxi. Is de auto een bestelauto, bus, vrachtwagen of taxi, kies dan de categorie: Bestelauto, bus, vrachtwagen en taxi. Een personenauto gaat niet mee in de Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA) , een bestelauto, bus, vrachtwagen of taxi wel.

Stap 1: Auto als bedrijfsmiddel aanmaken

De eerste stap is het maken van de bedrijfsmiddelen boeking:

1. Ga naar Boekingen links in het hoofdmenu.
2. Klik op Boeking. Er wordt een paneel geopend voor een nieuwe boeking.
3. Kies als boeking soort Bedrijfsmiddelen en als categorie Personenauto’s en vaartuigen.
4. Voer zelf de Omschrijving (kenteken / type auto), Totaalbedrag incl. btw en de Datum in.
5. Controleer de btw zoals die op de factuur staat en neem deze over bij Totaal btw.
6. Geef de restwaarde op. Gebruikelijk is om 10% van de aanschafwaarde ex btw op te voeren.
7. Zorg dat automatisch afschrijven aangevinkt is.
8. Voeg de inkoopbon toe.
9. Klik op Opslaan.

Kies bij aanschaf van een bestelauto, bus, vrachtwagen of taxi voor de categorie Bestelauto, bus, vrachtwagen en taxi.

Een veelgebruikte afschrijving voor auto’s is: de aanschafprijs afschrijven in 5 jaar met 10% restwaarde. Onderzoek wijst uit dat een gemiddelde restwaarde na 5 jaar 37,5% is. Je bent vrij in de afschrijving, met een maximum van 20% per jaar. Heb je een financial lease? Gebruik dan de looptijd van de lening als afschrijftermijn (met een minimum van 5 jaar)en de restschuld als restwaarde. Dit is de meeste realistische weergave.

Afhankelijk van hoe je de auto hebt betaald kies je de vervolgopties. Een combinatie van de verschillende betaalmogelijkheden komt veel voor. Lees alle mogelijkheden dus rustig door.

Optie 1: Auto volledig betaald met zakelijk geld

De meest eenvoudige situatie. Je betaalt een auto volledig met geld van je bedrijf.

1. Ga naar Nog te doen links in het hoofdmenu.
2. Selecteer bij Boek de bij- en afschrijvingen de juiste rekening.
3. Klik op de Afschrijving van de betaling van de auto.
4. Klik in de geopende afschrijving bij Mogelijke koppelingen op x boekingen.
5. Er wordt een paneel geopend met mogelijke boekingen.
6. Kies de zojuist aangemaakte Bedrijfsmiddelenboeking.

Optie 2: Alleen een deel van de auto betaald met zakelijk geld

In deze situatie betaal je een deel van de auto met geld van je bedrijf, bijvoorbeeld de btw. Het restant betaal je met een lening, inruil en/ of anders.

1. Ga naar Nog te doen links in het hoofdmenu.
2. Selecteer bij Boek de bij- en afschrijvingen de juiste rekening.
3. Klik op de Afschrijving van de betaling van de auto.
4. Klik in de geopende afschrijving bij Mogelijke koppelingen op x boekingen.
5. Er wordt een paneel geopend met mogelijke boekingen.
6. Kies de zojuist aangemaakte Bedrijfsmiddelenboeking.

Optie 3: (Deel-)factuur auto betaald met inruil auto van het bedrijf

Wanneer je een auto van je bedrijf inruilt, dan is de inruilwaarde een opbrengst voor je bedrijf.

Bij de aanschaf van een auto betaal je vaak ook een deel bpm. Verkoop je je auto dan moet je de bpm apart op de factuur zetten. Over de bpm wordt geen btw berekend. Bij de Belastingdienst.

Je maakt hiervoor een factuur aan:

1. Ga naar Facturen en offertes links in het hoofdmenu.
2. Klik op Facturen en Factuur. Het nieuwe factuur paneel opent zich.
3. Vul bij klant het bedrijf in waar je de auto aan hebt verkocht.
4. Vul de factuurregels in. Ben je btw plichtig kies dan bedragen inclusief btw en vul bij bedrag in wat je voor de auto hebt gekregen.
5. Pas eventueel de btw aan.
6. Sla de factuurregels op.
7. Maak de factuur af en kies Ga naar versturen om de factuur te verzenden.

De factuur kun je nu aan de Bedrijfsmiddelen boeking koppelen:

1. Klik op de Bedrijfsmiddelenboeking die je zojuist hebt aangemaakt.
2. Klik in de boeking bij Mogelijke koppelingen op x facturen.
3. Klik op de net gemaakte factuur.

Je gaat nu de waarde van de verkochte auto naar nul brengen:

1. Ga naar Rapporten links in het hoofdmenu.
2. Klik op Bedrijfsmiddelen.
3. Selecteer de auto die je hebt verkocht.
4. Klik erop en klik in het nieuwe paneel op Alle opties.
5. Klik op Toon afschrijvingen.
6. Klik op Alle opties.
7. Kies Schrijf af naar € 0 door diefstal, verlies of defect.
8. Kies de maand waarin je de auto hebt verkocht en klik op Opslaan.

Optie 4: (Deel-) factuur auto betaald met een lening

Heb je een financial lease/lening afgesloten voor het restant van de auto?

1. Maak een Ontvangen lening aan bij Geldzaken. Zie de instructies: Lening aanmaken.
2. Ga naar de Bedrijfsmiddelenboeking die je zojuist hebt aangemaakt.
3. Klik in de boeking bij Mogelijke koppelingen op Betaald met.
4. Klik op de aangemaakte lening.

Optie 5: Oude lening verrekenen met nieuwe lening?

Heb je een auto ingeruild en wordt de lopende financiering verrekend met de nieuwe financiering?

Stel dat er nog een restant lening in je boekhouding staat van € 2.500 die betrekking heeft op je oude auto.

Je hebt een nieuwe auto gekocht voor € 10.000 en leent het volledige bedrag. De oude lening wordt afgelost door een aanvullende financiering bij het bedrijf waar je de nieuwe auto financiert.

Per saldo wordt de nieuwe lening € 10.000 + € 2.500 = € 12.500.

Boek de oude lening naar €0,-:

1. Ga naar Boekingen links in het hoofdmenu.
2. Klik op Boeking. Er wordt een paneel geopend voor een nieuwe boeking.
3. Kies als boeking soort Balans en als categorie deoude lening.
4. Voer zelf de Omschrijving en vul bij Totaalbedrag het bedrag van de lening in met een min ervoor.
5. Vul de Datum in.
6. Klik op Opslaan.
7. Klik in de boeking bij Mogelijke koppelingen op Betaald met.
8. Kies de nieuwe lening.

De oude lening staat nu op € 0. Door via Geldzaken op de lening te klikken kun je deze archiveren.

Optie 6: Restant factuur auto betaald met inruil privé-auto of privégeld

Wanneer je een auto voor je bedrijf bestelt en je jouw privé-auto inruilt, dan is de inruilwaarde een privéstorting in je bedrijf. Hetzelfde geldt voor het bijbetalen voor de auto met geld van je privérekening.

1. Ga naar de Bedrijfsmiddelenboeking die je zojuist hebt aangemaakt.
2. Klik in de boeking bij Mogelijke koppelingen op Betaald met.
3. Klik op Privé opname/storting.

Heb je een bv, dan kies je voor Rekening-courant in plaats van Privéopname/storting.